COMO PADRONIZAR A ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS DIGITAIS?

Vamos imaginar o quanto se torna improdutivo sentar-se à mesa de um colega de trabalho ou assumir o seu lugar e não encontrar em seu computador nada sobre os projetos da empresa ou do departamento!




Isso é bastante comum acontecer no dia-a-dia das empresas, quando não existe uma padronização sobre a organização dos arquivos digitais. Ai perde-se muito tempo e dinheiro com a desorganização.

"Com a padronização de documentos, muitos trabalhos e documentos podem ser utilizados em setores diversos ou até por outras unidades e/o filiais, facilitando o trabalho dos colegas que não precisam fazer o mesmo serviço duas vezes, como por exemplo, uma planilha de fornecedores que pode ser útil para as outras filiais e está salva entre milhares de arquivos com o nome de planfor.xls " , comenta a secretária Paula Rotta Assis.

Para um escritório de advocacia, elaboramos a seguinte padronização de organização:

Cada setor tem sua pasta no servidor: Juridico / Administrativo / Financeiro / Recursos Humanos

Dentro destas pastas foram criadas subpastas com arquivos específicos para cada área/setor com as permissões específicas de acesso à equipe.

Isso facilita a pesquisa rápida do arquivo que se deseja.

Organizar arquivos digitais ou físicos, também faz parte das funções da secretária e faz parte do portfólio de serviços da assessoria da Secretaria Sob Demanda.

Quando o projeto é grande as empresas preferem terceirizar o planejamento e implantação deste projeto de organização dos arquivos que consiste em:

Planejar

O primeiro passo para começar a organizar os arquivos (digitais e físicos) é estabelecer as normas e padrões de nomes de arquivos, indexadores, local de armazenamento, permissões e outros aspectos específicos do departamento.

Quando a empresa nunca estabeleceu esta política, e seus arquivos digitais estão uma "bagunça", utilizamos algumas ferramentas que nos ajudam a separar estes arquivos e dividi-los de acordo com o tipo de arquivo.

Para o arquivo físico a tarefa de organização já é mais complexa, pois é feita manualmente.

Descartar

Nesta fase avaliamos o que realmente tem necessidade de permanecer no acervo de arquivos e se existe duplicidades.

A duplicidade de arquivos é bem raro quando não existe a padronização, muitas vezes dois colegas no mesmo departamento criam duas planilhas para a mesma finalidade. Ai entra o trabalho de unificar o arquivo para a produtividade do setor.

Padronizar/Colocar em prática/Treinar

Para a padronização devemos:

* criar pastas para cada projeto ou setor ou cliente, de acordo com a necessidade da empresa;

* estabelecer o endereço que elas serão salvas;

* nomes curtos e objetivos para os documentos deixam a pesquisa mais eficiente e rápida;

* arquivos mortos, projetos finalizados e pastas que não tem mais andamento, devem ser analisadas pelo responsável do setor e excluídas;

* o backup desses arquivos é ideal para maior segurança;

* treinar os funcionários para dar continuidade na execução e organização dos arquivos. Deixe um manual objetivo e de fácil consulta nas pastas e subpastas se for o caso, para qualquer dúvida dos funcionários.



Afinal, organização é sinônimo de produtividade, que é sinônimo de lucratividade e qualidade de vida!

Conte com a nossa equipe para auxiliar sua empresa na organização de arquivos.


Dúvidas, sugestões deixem seus comentários.

Até mais,