ORGANIZANDO UMA VIAGEM CORPORATIVA PASSO A PASSO

As viagens corporativas todos os anos movimentam milhões de reais no país.

É grande o número de empresas que encontram nas viagens de negócios uma das melhores soluções para conseguir alcançar seus objetivos.

Mas, como organizar uma viagem corporativa para que ela seja econômica e produtiva?

A Secretária Executiva Paula Rotta Assis ensina o passo a passo e algumas dicas de como organizar uma viagem de negócios econômica e produtiva para sua empresa.

Leia este post e descubra como fazer com que os deslocamentos dos colaboradores ocorram da melhor maneira possível.

1ª DICA: Planejar a viagem corporativa

Devemos observar algumas informações importantes para planejar todo o roteiro da viagem.

Estabelecer um período para a viagem;

Entender os objetivos desta viagem;

Se o viajante precisa de recepção no aeroporto;

Se vai necessitar de locação de carro;

Identifique se o viajante tem preferência por algum hotel na região, caso negativo, investigar bem o hotel que receberá o viajante, se possível sempre procurar indicações;

Observar os horários e compromissos na agenda do viajante para programar a chegada e a volta;
Pergunte sempre ao viajante qual a melhor acomodação aérea: se corredor, meio ou janela;

Superado esse primeiro momento, e com a certeza de que a viagem é mesmo necessária, damos início a fase de pesquisas.

2ª DICA: Pesquisar

A pesquisa de fornecedores, preços, melhores condições e estratégias para se economizar, garantem bons serviços ao viajante e parte dos objetivos alcançados e resolvidos.

Anote os bons fornecedores para uma próxima visita ao mesmo local, crie relacionamentos com os fornecedores, isso facilita muito no trabalho da secretária.

Defina um roteiro com o viajante e procure escolher um hotel em que a localidade vai abranger a rota estipulada, isso beneficia em custos com transportes, alimentações e vai ajudar ao viajante economizar tempo e ter qualidade de vida no local.

3ª DICA: Organizar

No universo corporativo, organização é sinônimo de eficiência.Um dos meios mais inteligentes de fazer com que uma viagem corporativa ocorra da melhor maneira possível é planejá-la com maior antecedência possível, evitando imprevistos, mal-estar por parte dos viajantes e, acima de tudo, permitem que a empresa obtenha chances mais promissoras de negociar com os fornecedores. 

A criação de um cronograma de viagens, capaz de prever com antecedência quais serão os deslocamentos necessários para os próximos meses, permitem que a empresa haja de modo mais estratégico no caso de eventuais cancelamentos, remarcações ou outras mudanças de planos, evitando consideráveis prejuízos de ordem financeira.

Espero que este post tenha ajudado um pouco mais nesse assunto. Em breve abordaremos dicas de como elaborar a política de viagem em sua empresa, como conseguir melhores condições com os fornecedores....

Deixem suas dúvidas e sugestões que responderemos em breve.

Até mais!