terça-feira, 5 de julho de 2016

DICAS DE PROATIVIDADE



A administração do tempo é o principal desafio da secretária e, para tanto, a iniciativa é fundamental.

Meter o nariz onde não é chamada” pode ser sua chave do sucesso:







O tempo do seu gestor vai render muito mais!

#ficaadica

www.secretariasobdemanda.com.br


Até mais,


quarta-feira, 22 de junho de 2016

SECRETÁRIA EXECUTIVA E O ASSÉDIO MORAL


É perceptível o assédio moral no dia-a-dia do profissional de secretariado executivo, devido ao jargão de que este está em um ambiente favorável à estas agressões e que são profissionais submissos e não conhecem seus direitos.
Defendemos aqui a ideia da valorização da secretária, e levantamos a bandeira para precaver possíveis situações de terror psicológico ocasionado pelos agressores.

" Estamos muito mais sensíveis ao acompanhar as mudanças diárias na sociedade hoje em dia, sejam elas tecnológicas, religiosas ou de conceitos. Bombardeios de interesses não afetam somente uma ou outra comunidade, mas um todo da população. E no que diz respeito às relações de trabalho, lidamos também com as diferenças de experiência de vida."(comenta a Secretária Paula Rotta Assis).

Muitos gestores se sentem pressionados diante do cenário competitivo do mercado de hoje, e não sabem lidar com seus colaboradores, tornando-os seus parceiros, e preferem agir de forma abusiva.

Neste post, vamos explorar o que torna a secretária executiva alvo do assédio moral dos gestores e quais os meios possíveis para evitar o assédio.

O QUE É ASSÉDIO?

O conceito de assédio moral é " Conduta abusiva, d natureza psicológica, que atenta contra a dignidade psíquica, de forma repetitiva e prolongada e que expões o trabalhador a situações humilhantes e constrangedoras, capazes de causar ofensa à dignidade ou à integridade psíquica, e que tenha por efeito excluir a posição do empregado no emprego ou deteriorar o ambiente de trabalho, durante a jornada de trabalho no exercício de suas funções."

" O assédio moral costuma acontecer com vítimas que reagem contra algum autoritarismo exagerado, geralmente do seu superior direto. Inicialmente o assediador passa a desqualificar a vítima frente aos demais colaboradores, provocando situações humilhantes e constrangedoras, repetitivas e prolongadas, desestabilizando a relação da vítima com o ambiente de trabalho e a organização, forçando-o a desistir do emprego". (comenta a secretária Paula Rotta Assis).

TIPOS DE ASSÉDIO

Assédio moral pode ser caracterizado por dois tipos: 

Vertical: tipo de assédio que os envolvidos são de níveis hierárquicos diferentes.

Horizontal: tipo de assédio que os envolvidos são do mesmo nível hierárquico.

No caso do assédio moral vertical, é importante ressaltar que ele se subdivide em dois tipos:

Descendente: que é a forma mais comum, onde o gestor atinge o empregado com abuso de poder corretivo e disciplinar.

Ascendente: que é causado pela insubordinação e indisciplina causada por um subordinado para prejudicar e atingir de forma significativa seu superior.

" Apesar de menos frequente, mas comum, existem casos de subordinados que são conhecidos por terem condutas inadequadas, passando a importunar seu superior, com o objetivo de ocupar o cargo de seu chefe, por se julgar merecedor do cargo. Assim como um grupo de colaboradores promovem ações para "boicotar" o novo superior, como forma de defesa do antigo gestor." (explica a secretária Paula Rotta Assis.

ASSÉDIO MORAL E A SECRETÁRIA EXECUTIVA

O mercado de trabalho tem sido muito cruel com os profissionais de secretariado executivo, e com as mulheres de forma geral.

Neste caso, o assédio ocorre por pela cultura de uma sociedade ainda machista e antiquada, onde existem pessoas que não aceitam a ascensão de mulheres em grandes organizações. outro fator motivante para desencadear o assédio, é a possibilidade de mulheres que se destacam dentro da organização e alcançam notoriedade e assumem cargos de gestão.

As consequências e desvantagens da prática do assédio moral, pode trazer várias desvantagens para a secretária e a instituição contratante, resultando em alterações comportamentais desse profissional, problemas psicossomáticos e psicopatológicos. A intensidade e durabilidade do assédio no trabalho, vai impactar e interferir em sua vida pessoal, podendo desencadear diversos danos à sua saúde e autoestima. E para a empresa  pode ser gerado desvantagens em decorrência dos prejuízos financeiros e administrativos ocasionados pelo clima da organização, além da redução da qualidade do trabalho exercido.

Não podemos ressaltar a importância da busca pelo aprimoramento nas lacunas existentes na pesquisa e tomada de decisões sobre o assédio moral contra as secretárias que ainda é deficiente, limitado e exíguo.

É fato que já avançamos muito com salários mais compatíveis, com o novo perfil do profissional de secretariado executivo, que hoje já aderiram cargo de gestão, mas ainda temos muito para alcançar.

Vamos divulgar a pratica da "Regra de Ouro" nas organizações: 

A ética da reciprocidade ou regra de ouro, ou regra áurea, é uma máxima moral ou princípio moral que pode ser expressa como uma injunção positiva ou negativa: Cada um deve tratar os outros como gostaria que fosse ele próprio fosse tratado (forma positiva ou directiva).fonte:wikipédia

E incentivar nossos clientes internos e externos a buscar o equilíbrio de suas prioridades: 

DEUS em primeiro lugar 

FAMÍLIA em segundo lugar 

CARREIRA em terceiro lugar 

Realizar ações para levar o entendimento de que carreira de sucesso é apenas uma parte de uma vida equilibrada.


Deixem seus comentários e considerações.

Até mais!







   

segunda-feira, 20 de junho de 2016

A IMPORTÂNCIA DO SEGURO VIAGEM!





Um dos principais itens que não se deve deixar fora da bagagem em uma viagem é a segurança.

Do mesmo modo que escolhemos cuidadosamente o destino, a hospedagem, programações e etc..., também devemos estar atentos aos imprevistos que podem acontecer.

No planejamento de uma viagem não contamos com os possíveis acidentes , no entanto, eles podem acontecer e pior, podem não envolver uma empresa responsável para arcar com os prejuízos.

Uma simples queda, com um machucado mais grave, pronto, pode dar a maior dor de cabeça!

Pensando nisso, a secretária Paula Rotta Assis, deixou neste post algumas dicas sobre o "SEGURO VIAGEM", confira!

A obrigatoriedade do seguro viagem internacional

Assim como os países da Comunidade Europeia, em alguns países já é exigido um seguro viagem internacional após a assinatura do Tratado de Schengen.
O TRATADO DE SCHENGEN é um acordo assinado entre os países da União Européia (Alemanha, Austria, Bélgica, Bulgária, Chipre, Dinamarca, Eslováquia, Eslovênia, Espanha, Estônia, Finlândia, França, Grécia, Hungria, Irlanda, Itália, Letônia, Lituânia, Luxemburgo, Malta, Holanda, Polônia, Portugal, Reino Unido, República Checa, Romênia e Suécia) que estabelece a obrigatoriedade de que os turistas visitando estes países comprovem possuir uma Assistência a Viagens com valor mínimo de 30.000 euros para garantir a assistência médica por doença ou acidente.

Durante o desembarque é exigido que o passageiro mostre o comprovante do seguro com o valor mínimo exigido pelo país.

Cobertura

O seguro oferece assistência durante a permanência do viajante até o seu retorno. é importante observar que existem diversos seguros, e escolher aquele que cabe ao perfil do viajante, como por exemplo, se a viagem é a lazer, negócios ou em família. O seguro pode arcar com despesas médicas, dar assistência quanto a diárias por atrasos de voos, perda, roubo ou danificação das bagagens e outros.

Onde adquirir?

O ideal é solicitar junto à uma agencia de viagens, mas também pode ser solicitado ao seu corretor, ou atarvés de sites que permitem a contratação online. Nossa equipe fechou uma parceria com uma renomada agência de viagens, e o diferencial desta parceria é oferecer todo o apoio ao viajante quanto a necessidade de utilização do seguro. Quando o viajante compra o seguro viagem, ele tem disponível uma central 24h para atendimento, porém nossa equipe o auxilia em todas as tarefas burocráticas para tirar a responsabilidade do nosso cliente em se preocupar com essas burocracias num momento de tensão. Cuidamos de tudo para o cliente com assistência 24h.

Assistência médica gratuita

Poucos sabem, mas Brasileiros filiados ao INSS possuem assistência médica gratuita em oito países: Portugal, Espanha, Grécia, Itália, Uruguai, Argentina, Chile e Cabo Verde.

Para usufruir deste direito, retire gratuitamente o Certificado de Direito à Assistência Médica Durante Estadia Temporária.O certificado pode ser retirado nas representações estaduais do Departamento Nacional de Auditoria do SUS.

Dicas na hora de contratar um seguro viagem:

Dê preferência à um seguro com atendimento 24h e falado na íngua de seu país de origem;

Em caso de urgência, confira se o plano adquirido cobre internação e transporte;

Dê preferência aos que oferecem médicos e hospitais próximos de onde você vai estar hospedado;

Contrate o que lhe oferecer maior valor para despesas médicas e ampla cobertura de tipos de doença;

Tenha sempre com você o telefone da central de atendimento no caso de eventual emergência.



Faça uma cotação com a nossa equipe, e viaje tranquilo.


Espero que o post tenha sido útil para você, deixe seus comentários ou sugestões.

Até mais!



  







sexta-feira, 17 de junho de 2016

COMO PADRONIZAR A ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS DIGITAIS?

Vamos imaginar o quanto se torna improdutivo sentar-se à mesa de um colega de trabalho ou assumir o seu lugar e não encontrar em seu computador nada sobre os projetos da empresa ou do departamento!




Isso é bastante comum acontecer no dia-a-dia das empresas, quando não existe uma padronização sobre a organização dos arquivos digitais. Ai perde-se muito tempo e dinheiro com a desorganização.

"Com a padronização de documentos, muitos trabalhos e documentos podem ser utilizados em setores diversos ou até por outras unidades e/o filiais, facilitando o trabalho dos colegas que não precisam fazer o mesmo serviço duas vezes, como por exemplo, uma planilha de fornecedores que pode ser útil para as outras filiais e está salva entre milhares de arquivos com o nome de planfor.xls " , comenta a secretária Paula Rotta Assis.

Para um escritório de advocacia, elaboramos a seguinte padronização de organização:

Cada setor tem sua pasta no servidor: Juridico / Administrativo / Financeiro / Recursos Humanos

Dentro destas pastas foram criadas subpastas com arquivos específicos para cada área/setor com as permissões específicas de acesso à equipe.

Isso facilita a pesquisa rápida do arquivo que se deseja.

Organizar arquivos digitais ou físicos, também faz parte das funções da secretária e faz parte do portfólio de serviços da assessoria da Secretaria Sob Demanda.

Quando o projeto é grande as empresas preferem terceirizar o planejamento e implantação deste projeto de organização dos arquivos que consiste em:

Planejar

O primeiro passo para começar a organizar os arquivos (digitais e físicos) é estabelecer as normas e padrões de nomes de arquivos, indexadores, local de armazenamento, permissões e outros aspectos específicos do departamento.

Quando a empresa nunca estabeleceu esta política, e seus arquivos digitais estão uma "bagunça", utilizamos algumas ferramentas que nos ajudam a separar estes arquivos e dividi-los de acordo com o tipo de arquivo.

Para o arquivo físico a tarefa de organização já é mais complexa, pois é feita manualmente.

Descartar

Nesta fase avaliamos o que realmente tem necessidade de permanecer no acervo de arquivos e se existe duplicidades.

A duplicidade de arquivos é bem raro quando não existe a padronização, muitas vezes dois colegas no mesmo departamento criam duas planilhas para a mesma finalidade. Ai entra o trabalho de unificar o arquivo para a produtividade do setor.

Padronizar/Colocar em prática/Treinar

Para a padronização devemos:

* criar pastas para cada projeto ou setor ou cliente, de acordo com a necessidade da empresa;

* estabelecer o endereço que elas serão salvas;

* nomes curtos e objetivos para os documentos deixam a pesquisa mais eficiente e rápida;

* arquivos mortos, projetos finalizados e pastas que não tem mais andamento, devem ser analisadas pelo responsável do setor e excluídas;

* o backup desses arquivos é ideal para maior segurança;

* treinar os funcionários para dar continuidade na execução e organização dos arquivos. Deixe um manual objetivo e de fácil consulta nas pastas e subpastas se for o caso, para qualquer dúvida dos funcionários.



Afinal, organização é sinônimo de produtividade, que é sinônimo de lucratividade e qualidade de vida!

Conte com a nossa equipe para auxiliar sua empresa na organização de arquivos.


Dúvidas, sugestões deixem seus comentários.

Até mais,




domingo, 12 de junho de 2016

ORGANIZANDO UMA VIAGEM CORPORATIVA PASSO A PASSO




As viagens corporativas todos os anos movimentam milhões de reais no país.

É grande o número de empresas que encontram nas viagens de negócios uma das melhores soluções para conseguir alcançar seus objetivos.

Mas, como organizar uma viagem corporativa para que ela seja econômica e produtiva?

A Secretária Executiva Paula Rotta Assis ensina o passo a passo e algumas dicas de como organizar uma viagem de negócios econômica e produtiva para sua empresa.

Leia este post e descubra como fazer com que os deslocamentos dos colaboradores ocorram da melhor maneira possível.

1ª DICA: Planejar a viagem corporativa

Devemos observar algumas informações importantes para planejar todo o roteiro da viagem.

Estabelecer um período para a viagem;

Entender os objetivos desta viagem;

Se o viajante precisa de recepção no aeroporto;

Se vai necessitar de locação de carro;

Identifique se o viajante tem preferência por algum hotel na região, caso negativo, investigar bem o hotel que receberá o viajante, se possível sempre procurar indicações;

Observar os horários e compromissos na agenda do viajante para programar a chegada e a volta;
Pergunte sempre ao viajante qual a melhor acomodação aérea: se corredor, meio ou janela;

Superado esse primeiro momento, e com a certeza de que a viagem é mesmo necessária, damos início a fase de pesquisas.

2ª DICA: Pesquisar

A pesquisa de fornecedores, preços, melhores condições e estratégias para se economizar, garantem bons serviços ao viajante e parte dos objetivos alcançados e resolvidos.

Anote os bons fornecedores para uma próxima visita ao mesmo local, crie relacionamentos com os fornecedores, isso facilita muito no trabalho da secretária.

Defina um roteiro com o viajante e procure escolher um hotel em que a localidade vai abranger a rota estipulada, isso beneficia em custos com transportes, alimentações e vai ajudar ao viajante economizar tempo e ter qualidade de vida no local.

3ª DICA: Organizar

No universo corporativo, organização é sinônimo de eficiência.Um dos meios mais inteligentes de fazer com que uma viagem corporativa ocorra da melhor maneira possível é planejá-la com maior antecedência possível, evitando imprevistos, mal-estar por parte dos viajantes e, acima de tudo, permitem que a empresa obtenha chances mais promissoras de negociar com os fornecedores. 

A criação de um cronograma de viagens, capaz de prever com antecedência quais serão os deslocamentos necessários para os próximos meses, permitem que a empresa haja de modo mais estratégico no caso de eventuais cancelamentos, remarcações ou outras mudanças de planos, evitando consideráveis prejuízos de ordem financeira.

Espero que este post tenha ajudado um pouco mais nesse assunto. Em breve abordaremos dicas de como elaborar a política de viagem em sua empresa, como conseguir melhores condições com os fornecedores....

Deixem suas dúvidas e sugestões que responderemos em breve.

Até mais!



SERVIÇO DE RECEPÇÃO PARA EVENTO CORPORATIVO/SOCIAL


  


O serviço de recepção de um evento é considerado o "cartão de visitas", por ser o primeiro contato do participante com o "clima" do evento.

Mostrar simpatia, dar importância à presença do convidado e transmitir o desejo dos organizadores de que ele encontre no evento motivos de grande satisfação, é um dos principais papeis das recepcionistas contratadas para prestarem este serviço.

Para desempenhar esta função, é necessário que a recepcionista apresente algumas características: educação; simpatia; gentileza; eficiência; presteza; paciência e raciocínio rápido.

O centro administrativo do evento, deve-se concentrar na recepção, que sob orientação de uma secretária executiva e/ou coordenadora de eventos, terão como atribuições:

* Recepcionar os participantes, convidados e autoridades;
* Atender aos participantes (informações necessárias);
* Preparar, de preferência com antecedência, os impressos e outros materiais necessários para o evento;
* supervisionar os serviços oferecidos aos participantes, convidados e autoridades;
* Efetuar novas inscrições;
* Entregar materiais aos participantes;
* Entregar certificados;
* Elaborar controle das tarefas sob sua responsabilidade;
* Providenciar materiais de apoio aos palestrantes.

As atribuições da recepção serão definidas pela secretária executiva e/ou coordenador do evento e deverão apresentar-se da seguinte forma:

* Uniformizados;
* Com crachá de identificação;
* Maquiagem discreta;
* pouca jóia e/ou bijouteria;
* Sapatos confortáveis.

Conte com a equipe da secretária Sob Demanda para a contratação do serviço de recepção para o seu evento.

Espero que gostem deste poste, dúvidas ou sugestões ao tema, deixem seus comentários.

Até mais!




sábado, 11 de junho de 2016

PLANEJAMENTO, RECRUTAMENTO E SELEÇÃO.




Estamos vivendo uma era dos negócios que se caracteriza por uma verdadeira guerra por talentos. As

organizações estão envolvidas em uma busca frenética por talentos a fim de aumentar e aplicar seu

capital humanos, reduzir custos, melhorar suas operações e incrementar seus resultados. Afinal os

objetivos organizacionais podem ser atingidos somente com, e através de pessoas, por isso a

importância do cuidado com a condução do processo de seleção.

Recrutar pessoas não é uma tarefa simples e nem localizada em um único órgão da empresa, mas de

um verdadeiro "mutirão" de esforços onde todos - desde o presidente até os mais simples

funcionários - estão direta ou indiretamente  envolvidos no processo de recrutar, selecionar e reter

talentos.



                                 


Aliás este é um processo complexo e abrangente, é como procurar uma agulha em um palheiro.

Não se trata apenas de preencher cargos vagos ou de atender às necessidades atuais, mas atender às

demandas atuais e futuras da organização, aumentar o patrimônio de competências diferenciais,

aumentar o capital humanos e seu valor no mercado.

Investir num processo especializado de Recrutamento e Seleção é um valioso investimento

organizacional no seu presente e no seu futuro que traz retornos invejáveis e maravilhosos.

Selecionar bem pode até parecer caro, mas selecionar mal sai incontestavelmente muito mais caro

para a organização no curto, médio e longo prazo.

O processo seletivo é altamente necessário e valioso para a organização que pretende se distanciar

das demais neste mundo competitivo de negócios. E como se diz por ai: " é melhor prevenir do que

remediar."

Conte com a nossa equipe para auxiliar sua empresa nesse processo, nossos atendentes estão

esperando o seu contato em nosso chat online.

Espero que tenham gostado do nosso post, curtam, deixem seus comentários e em breve postaremos o
nosso vídeo com dicas e informações para o processo seletivo.

Até mais!